Pesanan sudah terlalu banyak untuk WhatsApp? Tanda Anda butuh dashboard admin

WhatsApp adalah tempat pelanggan Indonesia berada: sembilan dari sepuluh orang Indonesia aktif memakainya setiap bulan ^[1]. Untuk bisnis kecil, WhatsApp tempat yang tepat untuk mulai berjualan. Masalah muncul ketika bisnis tumbuh dan chat juga menjadi buku pesanan, kalender booking, dan tempat mengecek pembayaran.

Artikel ini membahas tanda pesanan Anda sudah terlalu banyak untuk WhatsApp, apa yang berubah dengan dashboard admin, dan cara pindah tanpa kehilangan chat yang disukai pelanggan Anda. Contohnya diambil dari proyek yang kami rancang di Align Studio.

Apa tanda pesanan Anda sudah terlalu banyak untuk WhatsApp?

Kalau dua dari hal ini terjadi setiap minggu, saatnya mempertimbangkan sistem:

• Pelanggan menanyakan hal yang sama berulang kali, misalnya paketnya sudah di mana, dan ada orang yang menjawab satu per satu.
• Tim Anda menjalankan hari kerja dari chat, spreadsheet, dan kertas, jadi tidak ada yang melihat gambaran lengkapnya.
• Masalah baru ketahuan terlambat, seperti driver yang belum ada atau sisa pembayaran yang belum lunas saat pelanggan sudah tiba.
• Kurs, harga, atau total dihitung manual, dan angka yang salah bisa tidak ketahuan selama berminggu-minggu.
• Margin baru terlihat di akhir bulan.
• Pesanan datang setengah lengkap, dan Anda harus bolak-balik menanyakan ukuran, warna, atau alamat.

Berapa biaya menjalankan bisnis lewat chat?

Terutama waktu, dan masalah yang terlambat ketahuan. Di SSCN, bisnis jasa pembelian dan pengiriman barang dari China, pertanyaan yang paling sering datang lewat WhatsApp berulang kali, dan tim menjawabnya satu per satu. Kurs yang salah atau top-up yang terlewat bisa tidak ketahuan selama berminggu-minggu, dan margin baru terlihat di akhir bulan.

Di Surya Bintang Adventures, operator tur petualangan, tim menjalankan setiap hari tur dari chat, spreadsheet, dan manifes kertas. Driver yang belum ada dan sisa pembayaran yang belum lunas sering baru ketahuan saat tamu sudah di sungai.

Apa yang berubah dengan dashboard admin?

Pesanan, booking, dan pembayaran ada di satu tempat yang dibaca seluruh tim. Pelanggan menjawab pertanyaannya sendiri di website, dan tim Anda melihat masalah selagi masih ada waktu untuk memperbaikinya.

Pelanggan SSCN sekarang mengecek posisi barangnya dengan nomor invoice dan empat digit terakhir nomor telepon di pesanan. Di Surya Bintang Adventures, website menjawab pertanyaan tamu serta menerima booking dan pembayaran sendiri, dan tim menjalankan hari kerja dari admin dan portal agen.

Apakah Anda harus berhenti memakai WhatsApp?

Tidak. Tetap pakai WhatsApp untuk percakapan, dan pindahkan catatannya keluar dari chat. DOMO SPACE, showroom furnitur, tetap menutup penjualan lewat WhatsApp, karena pembeli di sini ingin mendengar harga dari orang langsung. Website-nya membuat pembeli bisa melihat-lihat per ruangan dan menyimpan ukuran yang tepat, lalu mengirim seluruh daftarnya ke tim dalam satu pesan, jadi setiap chat dimulai dengan lengkap.

Dari mana sebaiknya mulai?

Mulai dari pertanyaan yang paling sering Anda jawab. Kalau pertanyaannya "pesanan saya di mana", halaman lacak pesanan mungkin sudah cukup. Kalau "tanggal ini masih tersedia?", mulai dari booking. Tambahkan admin ketika tim Anda perlu bekerja dari data yang sama.

Di kami, website dengan booking atau pemesanan berkisar Rp50–80 juta, dan website plus admin mulai Rp80 juta. Artikel kami tentang biaya pembuatan website menjelaskan isi tiap kisaran.